Métricas e indicadores fazem parte do cotidiano de várias empresas e dentro do RH não poderia ser diferente. E para melhor aproveitar seu potencial estratégico, é preciso entender o panorama da análise de dados e suas ferramentas. Continue lendo este artigo e aprenda! 

 

Análise de dados no RH e seus termos 

 

A análise de dados é definida como a transformação de um conjunto de dados para verificar e/ou validar algo. Dentro deste contexto, pode ser descritiva, diagnóstica, prescritiva ou preditiva. Entenda cada uma delas:

Análise descritiva

A análise descritiva retrata o cenário descrevendo tendências e acontecimentos registrados no período examinado, enquanto a análise diagnóstica se limita a explicar o porquê da ocorrência dos fatos. É importante destacar que ambas análises observam exclusivamente o cenário do passado.

Análise prescritiva

A análise prescritiva mostra quais são as melhores decisões que podem ser tomadas de acordo com o cenário em questão e seus dados no presente. 

Análise preditiva

A análise preditiva utiliza uma grande quantidade de dados de fatos atuais e históricos para prever acontecimentos no futuro a partir de métodos estatísticos avançados. Lembrando que as análises prescritiva e preditiva necessitam de ferramentas de aprendizado por máquina (machine learning) e quantidade massiva de dados. 

Em resumo, a análise descritiva identifica e classifica os dados, a análise diagnóstica identifica padrões e comportamentos, a análise prescritiva identifica oportunidades e recomendações de ações e a análise preditiva projeta cenários futuros. 

Todos esses tipos podem acontecer dentro da mesma operação. Pense em um grande e-commerce, por exemplo. Os dados gerados no site podem mostrar a experiência do usuário, quais seus interesses e seu consumo passado e a partir disto prever que determinado grupo possa ter interesse em outro produto numa sessão futura e automaticamente recomendá-lo na tela. 

Quem nunca visualizou um smartphone e depois viu recomendações de outros aparelhos ou de itens acessórios? 

Mas antes de colocar a mão na massa, é preciso ter um bom planejamento como veremos a seguir. 

Passo a passo para incluir análise de dados no RH

Antes de colocar a análise de dados em prática na sua empresa, é preciso compreender primeiro qual seu objetivo com isso, e segundo quais dados serão necessários. Isso poupará tempo e deixará o processo mais organizado e otimizado. 

O terceiro passo é pensar em como coletar os dados que serão usados e como devem ser descritos. Pergunte: já tenho esses dados? Se sim, onde estão armazenados? Tenho acesso? Caso precise coletar do zero, pense nas ferramentas disponíveis e como melhor utilizá-las. 

Depois disso, o quarto passo é verificar qual a melhor forma de guardá-los - onde e como dependerão do volume de dados e de quem terá acesso a eles. Uma planilha pode ser um bom início se você tiver poucos dados e equipe pequena, porém, se sua operação é mais complexa ou robusta, uma solução mais especializada será necessária. 

Ainda nesta etapa, identifique os dados e coloque-os em uma ordem lógica dentro do local de armazenamento, já pensando na correlação entre um conjunto de dados e outro e também no objetivo final do seu uso. 

E por último, verifique qual a melhor forma de representar esses dados  e as informações obtidas na análise, podendo ser em gráficos, tabelas, infográficos e animações. Hoje já existem ferramentas de relatórios e dashboards gratuitas ou de baixo custo para tornar esta etapa do processo mais valiosa, como o Google Data Studio ou o Power BI da Microsoft. https://mkt.convenia.com.br/lp-template-apresentacao-resultados-do-rh?utm_source=gestao-rh&utm_medium=referral&utm_campaign=analise-dados-rh

Métricas para RH

Agora, é só colocar os cálculos dos indicadores em ações. Por isso, separamos 9 métricas do RH para você começar a utilizar já: 

Turnover 

O turnover é a taxa que mostra a rotatividade de talentos que entram e saem da empresa em determinado período. 

É um indicador essencial para monitorar problemas de recrutamento, retenção e relacionamento. Para uma visualização mais detalhada do cenário, pode-se calculá-lo de três maneiras diferentes: 

Turnover recente, considerando apenas os recém-admitidos para mensurar a eficiência do processo de recrutamento e seleção. Veja o cálculo abaixo. 

Turnover Recente = (rescisões de profissionais com até 6 meses de tempo de serviço / quantidade de funcionários) x 100

Exemplo: Turnover Recente = (10 saídas / 600 funcionários) x 100 = 1,67% 

*O período de 6 meses é uma sugestão, você pode considerar períodos maiores ou menores de acordo com o que melhor se encaixa para a sua realidade.

Turnover de desligados, considerando apenas os colaboradores que saíram da empresa e tiveram que ser substituídos. 

Turnover de Desligados  = (rescisões de profissionais / quantidade de funcionários) x 100 

Exemplo: Turnover de Desligados  = (15 saídas / 600 funcionários) x 100 = 2,5% 

Turnover geral, considerando qualquer movimentação no quadro de funcionários. É a fórmula mais utilizada hoje. 

Turnover Geral = {[(admissões + demissões) ÷ 2] / pelo total de funcionários} x 100

Exemplo: Turnover Geral = {[(50 entradas + 20 saídas) / 2] / 600 funcionários} x 100 = {[(70) / 2] / 600} x 100 = {[35] / 600} x 100 = {0,058} x 100 = 5,83%

Além disso, você também pode utilizar essas fórmulas para monitorar o indicador por equipes e obter um detalhamento maior. 

Absenteísmo (faltas) e frequência

A taxa de absenteísmo é fundamental para monitorar faltas e ausências, justificadas ou não, incluindo licenças e atrasos. Para isso, há três maneiras de calculá-la. 

A mais simples é considerando as horas ausente totais da empresa em determinado período. Para isso, o cálculo utiliza:

Absenteísmo = (horas perdidas / horas de trabalho previstas) x 100

Exemplo: Absenteísmo = (120 / 4.000) x 100 = 3% 

*Cabe lembrar que dentro do número de horas de trabalho previstas devem estar inclusas as horas extras que deveriam ser realizadas no período, quando houver. 

A segunda maneira é utilizando a fórmula do Bureau of National Affairs (BNA), criada pelo renomado autor Idalberto Chiavenato. 

Absenteísmo = (total de pessoas / dias perdidos por ausências de colaboradores no mês) / (número médio de colaboradores x dias de trabalho no mês)

Exemplo: Absenteísmo = (50  / 3) / (600 x 22) = 16,66 / 13200 = 0,01

A última e mais complexa é a BradFord Factor, que pondera as ausências curtas, frequentes e não planejadas com maior peso na balança final do que as mais longas de forma individual para cada colaborador. 

B = (SxS) X D 

Onde S equivale ao total de ausência e D ao total de dias ausentes. A fórmula também mostra uma régua de resultados e sugestões de ações: até 45 serve uma advertência informal; até 100, advertência formal e até 900, demissão. 

Já a frequência é mais simples de ser calculada:

Frequência = (presença / dias de trabalho) x 100 

Juntos, esses indicadores podem detectar problemas de desengajamento e perdas de produtividade. 

Custo de pessoal sobre receita bruta

Essa métrica busca entender quanto do faturamento da empresa é consumido pelos custos com equipe e não pode ser analisada sozinha, pois é preciso ponderar também o retorno que este custo traz financeiramente e organizacionalmente. Para isso, calcula-se: 

Custo de pessoal sobre receita bruta = folha de pagamento total / receita bruta x 100 

Exemplos: Custo de pessoal sobre receita bruta = 150.000 / 520.000 x 100 = 28,85%

*A receita bruta é o valor do faturamento da empresa sem o desconto de impostos e outras despesas. 

Custo de benefícios 

Os benefícios são parte fundamental do RH e cada vez mais usados como ferramentas de retenção nas empresas ao promover bem-estar e qualidade de vida aos colaboradores. E justamente por isso entram nessa lista de indicadores estratégicos. 

Para calcular o custo dos benefícios, soma-se o total dos benefícios oferecidos e o divide pela quantidade de colaboradores ativos, mais conhecido como headcount. 

Pode-se realizar esse cálculo de duas maneiras, conforme a realidade de cada empresa: 

Custo per capita = total de benefícios / headcount

ou

Custo per capita sem salários = (total de benefícios - gastos com salários) / headcount

O cálculo pode incluir todas as verbas recebidas ou separar conforme a característica do pagamento como salários, comissões e auxílios.

*A segunda fórmula é importante quando o modelo adotado tem complementos ao salário, como remuneração variável, comissões, prêmios e/ou bonificações.  

Indicador de reclamações trabalhistas

Este indicador busca evidenciar o cumprimento dos direitos básicos dos profissionais e até mesmo conflitos intraorganizacionais. 

Indicador de reclamações trabalhistas = (número de reclamações trabalhistas / número de profissionais desligados) x 100

Esta fórmula pode ser utilizada para monitorar o índice geral de reclamações ou ser dividida por tipo de reclamação conforme o profissional de RH achar melhor (problemas no pagamento de benefícios, conflitos entre times, por exemplo). 

Competitividade salarial 

Essa métrica compara o salário oferecido pela empresa e os valores praticados no mercado para a mesma posição ou área, podendo consequentemente servir de justificativa para a alta rotatividade, por exemplo. Quanto menor a porcentagem, pior para sua empresa. 

 

Competitividade salarial  = (salário oferecido ÷ salário-médio do mercado) x 100

Os valores de mercado podem ser levantados através de pesquisas divulgadas ou portais como o Glassdoor. 

 

eNPS
O termo vem do inglês Employee Net Promoter Score e consiste em um importante indicador de desempenho dentro da gestão de pessoas, mas que primeiro surgiu na área de atendimento ao cliente. Seu principal objetivo é medir o nível de satisfação através de pesquisa numa escala de 0 a 10:

• detratores ou insatisfeitos (0 a 6) 

• neutros ou imparciais (7 e 8)

• promotores ou satisfeitos e leais  (9 e 10) 

O cálculo é simples e pondera os dois extremos:

e-NPS = % total de promotores – % total de detratores

Para entender o peso de cada categoria, basta calcular: 

Percentual de [categoria] = ([categoria] / total de funcionários) x 100

Depois disso, identifique em qual zona sua empresa se encontra:

zona crítica — de -100 até 0 pontos;

zona de aperfeiçoamento — de 1 até 30 pontos;

zona de qualidade — de 31 até 70 pontos;

zona de excelência — de 71 até 100 pontos.

Quanto mais próximo de 100, melhor e mais satisfeita a equipe. O resultado obtido pode guiar o RH nas ações estratégicas para manter e melhorar seu índice. 

 

h3: Vagas fechadas no prazo
Esta métrica deve estar incluída junto com outras específicas para medir a eficiência do processo de recrutamento e seleção. Ela monitora quanto tempo é preciso para que o RH contrate um colaborador dentro do prazo estipulado internamente e identificar gargalos no funil de contratação. 

Percentual de vagas fechadas no prazo = (vagas fechadas no prazo ÷ total de vagas abertas) x 100

ROI (retorno sobre o investimento) 

Essa métrica é muito utilizada pelos profissionais de marketing, mas pode ser adaptada para outras áreas. 

No RH, ela se torna complexa devido à natureza mais subjetiva de suas ações, visto que seus efeitos às vezes não podem ser quantificados diretamente. Comumente, o cálculo é feito da seguinte forma:

ROI = (receita com o investimento – custo do investimento) / custo do investimento

Seguindo essa lógica, pode-se aplicar a fórmula para calcular o retorno sobre erros operacionais (a perda financeira por conta de erros rotineiros versus o investimento no aprimoramento ou ferramentas), custo de oportunidade (o quanto a empresa ganha por determinada ação), gestão da informação (custos com gestão da LGPD versus as multas evitadas), compliance e passivos (o quanto a empresa paga por atrasos e outros motivos de passivos trabalhistas) e até riscos de imagem (o investimento em gestão de crises versus perdas financeiras derivadas disso, como o cancelamento em massa após um escândalo, por exemplo).

Bônus: como utilizar corretamente a média 

A média deve ser a métrica mais utilizada e fácil de entender, porém ela é muito sensível a números que fogem da curva, podendo facilmente ser distorcida por eles. 

O ideal ao usar a média é verificar o desvio padrão - sendo menor que 1, pode-se considerar o seu valor na análise, se for maior que isso o ideal é usar a mediana no lugar, verificando os valores do meio de um conjunto numérico.

Para relembrar: 

Média = soma dos valores / número de elementos

Desvio padrão = raiz quadrada [(valor individual - média dos valores)² / número de elementos] 

Mediana = valor central de um conjunto com elementos ímpar OU média dos dois valores centrais de um conjunto com elementos par

 

exemplo 1: do conjunto 1 a 5 (1,2,3,4,5), a mediana é 3 

exemplo 2: do conjunto 1 a 6 (1,2,3,4,5,6), mediana é calculada assim = 3+4/2 = 7/2 = 3,5

Todos estes cálculos podem ser realizados dentro das planilhas e suas fórmulas prontas. 

Entendendo a importância dos dados no RH e conhecendo os indicadores, você tornará o setor ainda mais estratégico dentro da sua empresa - e a partir disso, conseguirá otimizar seus processos e verificar o que está dando certo e o que precisa melhorar.

 

Sobre a Convenia

A Convenia é uma HR Tech com soluções voltadas para otimização de tempo e custos das empresas. Nasceu há alguns anos, com o objetivo de trazer alta tecnologia para o setor de RH, de forma acessível e prática. 

Desde então, trabalha fortemente para que os produtos evoluam junto com os clientes, pois compreendem que, diminuindo o tempo gasto com rotinas operacionais, as empresas têm mais tempo para as pessoas. 

Atualmente as soluções abrangem admissão digital, férias e departamento pessoal, onde você pode gerir todo seu time em um sistema em nuvem.