Por Marcelo Nóbrega*

Quando a product manager Katherine Papadopoulos apresentou o gráfico acima durante o DP Summit 2020, da unico – IDTech brasileira de soluções de proteção de identidade digital – fiquei estarrecido. Mesmo tendo liderado áreas de RH por muito tempo, me saltou aos olhos o quão extenuante pode ser a rotina do departamento de pessoal, o famoso DP.

Alguma dúvida?

Vejamos o passo-a-passo da admissão de um novo funcionário:

Etapa 1: contratação.

São mais de 20 documentos pessoais e de familiares que o candidato, prestes a se tornar o mais recente colaborador da empresa, precisa reunir e entregar ao DP, antes de começar a trabalhar. Como, invariavelmente, as pessoas não conseguem encontrar toda a documentação necessária, a admissão se dá por etapas, envolvendo várias visitas ao DP e um cadastro incompleto no sistema da empresa - situação que, em tempos de e-social, gera riscos importantes. Sem falar no tempo gasto na conferência dessas informações.

Etapa 2: exame admissional e abrir a conta salário.

Agora, o desafio é de outra sorte: encontrar espaço nas agendas de profissionais terceiros que realizarão esses procedimentos. O candidato, ainda empolgado, precisa se deslocar, gastar dinheiro e tempo para cuidar desses trâmites.

Etapa 3: hora de o DP fazer a inclusão do empregado no e-social e solicitar o VT.

Note que esse processo é manual. Cruze os dedos para que o Big Brother do Governo não acuse nenhuma inconsistência, apesar de os documentos já terem sido conferidos pelos olhos atentos dos profissionais do DP.

Luta vencida, mas a batalha continua.

Etapa 4: inclusão do novo funcionário no plano de benefícios da companhia (vale-refeição, plano de saúde etc).

Tudo ainda é feito manualmente? Dá-lhe pedir mais documentos e envolver mais pessoas de fora do DP para digitar dados do recém-chegado colaborador em sistemas estanques.

Avançamos uma casa finalmente no jogo, depois de voltar algumas.

Etapa 5: Assinar documentos.

Neste momento, o novo colaborador precisa voltar ao DP para assinar uma pilha de documentos, em pelo menos duas vias, e receber alguns ´plásticos´ no kit de onboarding.

Processo ou via-crúcis?

Depois de ler isso tudo, colega do RH, se ainda lhe sobrar disposição, faça as contas das horas, recursos e dinheiro gastos neste mar de papelório.

O que vimos aqui é um processo longo, sujeito a erros e retrabalho e com pouquíssimo valor agregado para a empresa, empregado ou cliente. Não vou entrar no mérito da (falta de) qualidade da experiência do candidato ou do colaborador. Consigo até imaginar a figura do futuro chefe desse profissional, ansioso, ligando para o DP para saber quando o mais novo integrante do time começará a trabalhar. Ruídos de comunicação são frequentes em ambientes burocráticos, pode acreditar.

A unico estima que, em média, um novo colaborador interaja com seis diferentes pessoas no DP, antes de começar a trabalhar de verdade. E, segure o queixo: 37% das empresas já perderam candidatos durante o processo de admissão e, mesmo assim, 60% das empresas ainda trabalham 100% com papel. Imagine perder um bom candidato para a concorrência porque o RH não deu conta de incluí-lo na Folha...

Alô, terráqueo, a legislação já se modernizou e permite que se faça uma transformação radical na maneira de atuar do DP. Dê uma conferida na Lei 10.406/02 e na Medida Provisória nº 2.200-2/2001. Por que insistir nessa via-crúcis? Vamos nos modernizar?

Imagine o seguinte quadro:

O candidato aprovado no processo seletivo faz ele mesmo a sua admissão. Sem sair de casa. Em minutos, ele sobe fotos de todos os seus documentos pessoais para o sistema da empresa, que por sua vez se encarrega de:

- Fazer a conferência e cruzamento de dados;

- Agendar o exame admissional;

- Abrir a conta bancária, sem necessidade da ida à uma agência.

Se ocorrer alguma inconsistência ou falta de documentos, o próprio sistema orienta o candidato. É autosserviço.

Quando todos os documentos estiverem checados e armazenados, a inscrição no plano de benefícios é instantânea. E, para terminar, o sistema permite que o candidato assine todos os contratos com um clique. Claro, de casa.

O processo digital leva poucos minutos, sem intervenção humana.

Para a empresa, os benefícios também são muitos:

- Menos pessoas envolvidas no processo;

- Menos tarefas rotineiras de baixo valor agregado;

- Menos erros e retrabalho;

- Os documentos do empregado estarão completos e facilmente acessíveis a um comando do teclado;

- O processo é mais barato e ágil para todos.

Voltando ao colaborador, estamos falando de uma employee experience muito melhor! Ele começa a trabalhar com mais motivação, para alegria dele e do futuro chefe. Enfim, a admissão se transforma e isso fará toda a diferença na performance do novo integrante do time, pode apostar.

*Do mercado financeiro à gestão de pessoas, Marcelo Nóbrega é um executivo inquieto que gosta de fazer a diferença, tanto para o negócio, quanto para as pessoas. Liderou a área de RH de grandes multinacionais. É autor do livro "Você está contratado!", professor universitário, palestrante, coach, mentor, conselheiro e investidor anjo de HR Techs, âncora do programa Transformação Digital e cohost do Kenobycast e escreve para os blogs da Gestão RH e HSM Management. Entre outros reconhecimentos pela sua atuação, em 2018 foi eleito o RH mais influente da América Latina e Top Voice do LinkedIn.

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