Por Marcelo Nóbrega*

Lembra-se dos documentos que você entregou para fazer o cadastro no seu primeiro emprego? Ah, já faz um tempinho? Pois é, mas acredite: ainda estão armazenados em algum lugar por aí. Se aquela papelada toda está legível ou bem preservada é outra questão. Ela resiste no fundo de algum armário, porão, sótão... talvez na própria empresa ou em algum dos muitos centros de guarda de documentos que existem pelo país.

Amarelados, mofados, imprestáveis? Talvez. Indexados e facilmente encontráveis? Provavelmente, não. Que tal uma aposta? Volte à empresa e peça para ver. Conseguirão achar?

Segundo a LGPD, você tem este direito. Mas, e a exigência de que guardemos documentos corporativos importantes para efeitos de fiscalização e auditorias? Vamos encarar a verdade: mais de 90% das informações arquivadas jamais serão consultadas novamente. Mesmo assim, na onda do “vai que um dia precisa”, deixamos uma cópia impressa no arquivo. Não custa, né? Opa! Custa sim: o Instituto Gartner estima que até 3% do lucro das empresas seja gasto em papel - cópias, impressão, arquivamento, armazenamento, manutenção, descarte adequado, postagem e energia elétrica.

Voltando ao DP, o período de guarda varia de dois (por exemplo, um pedido de demissão) a 30 anos (caso dos recibos de depósito de FGTS)! E há ainda alguns documentos cuja guarda é por tempo indeterminado, ou seja, eterna. Essa situação esdrúxula é herança de tempos em que não havia computadores. A tecnologia progrediu muito, mas a burocracia não se curvou: o custo de se buscar e destruir documentos vencidos muitas vezes é mais alto do que mantê-los armazenados indefinidamente. Mais dinheiro indo para o ralo.

E estou aqui partindo do princípio que apenas documentos relevantes sejam realmente arquivados para consulta futura. Acredite em mim: não é bem assim. Já abri essa caixa-preta e encontrei muita bobagem cujo destino deveria ter sido o lixo comum.

Digamos que sejam utilizadas 25 folhas de papel na admissão, mais umas cinco a cada ano, e outras tantas na rescisão. Uma vida de 35 anos de trabalho pode gerar (com a troca de emprego médio do brasileiro a cada 3,5 anos) o seguinte cálculo: 500+185=685 folhas A4. Ou 3,4 quilos de papel. Tudo para o arquivo, morto. Por isso existe uma indústria dedicada à guarda de documentos. Galpões e mais galpões cheios de papel envelhecendo.

Esses depósitos são verdadeiros hotéis cinco estrelas: estão situados em locais onde não há risco de alagamento ou inundação; ficam distantes de rotas aéreas, aeroportos, heliportos e helipontos; há bombeiros e seguranças monitorando o perímetro interno e externo através de câmeras 24x7; são equipados com dispositivos contra incêndio, detectores de fumaça, extintores e sinalizadores de emergência; possuem elevadores elétricos autônomos e sala cofre; sofrem tratamento químico periódico contra insetos e roedores e seu ambiente interno tem temperatura, aeração e umidade controlada. É ou não um luxo?

Nos EUA alguns depósitos são bunkers subterrâneos, ou seja, podem sobreviver a armas de destruição em massa. Assim como arqueólogos dos dias modernos descobriram os manuscritos do Mar Morto, é possível que sejamos estudados por civilizações futuras a partir de ´cápsulas do tempo´ encontradas nesses depósitos

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Em vez de tanta tecnologia dedicada, passou pela cabeça de alguém simplificar o sistema e abolir boa parte disso? É realmente necessário guardar tanto documento e por tanto tempo? Precisamos de tantas provas e evidências? Não podemos confiar mais uns nos outros. Ok, sou um otimista inveterado.

Então, usemos a tecnologia!

A digitalização e a nuvem (ou cloud) estão aí para tornar isso tudo mais barato e eficiente. Ao contrário das caixas de papelão, a nuvem pode se expandir indefinidamente a um custo incremental marginal. E, através da digitalização, conseguimos encontrar e recuperar um documento com um estalar dos dedos ou clique do mouse. O descarte segue a mesma facilidade.

E deixo um último ponto de convencimento, caso ainda esteja em dúvida sobre a importância desta virada: as exigências da LGPD (proteção, acessibilidade, confidencialidade, confiabilidade e correta utilização, entre outras) são mais facilmente atendidas.

Reaja, liberte-se de Papirolândia. Digitalize-se!

*Do mercado financeiro à gestão de pessoas, Marcelo Nóbrega é um executivo inquieto que gosta de fazer a diferença, tanto para o negócio, quanto para as pessoas. Liderou a área de RH de grandes multinacionais. É autor do livro "Você está contratado!", professor universitário, palestrante, coach, mentor, conselheiro e investidor anjo de HR Techs, âncora do programa Transformação Digital e cohost do Kenobycast e escreve para os blogs da Gestão RH e HSM Management. Entre outros reconhecimentos pela sua atuação, em 2018 foi eleito o RH mais influente da América Latina e Top Voice do LinkedIn.

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