Durante anos, muitas empresas estruturaram seus processos seletivos a partir de uma lógica única: candidatura, triagem, entrevista com RH, conversa com a liderança e decisão final. O problema é que esse mesmo fluxo é aplicado a vagas com características completamente diferentes, de posições operacionais com centenas de candidatos a funções técnicas escassas ou cargos executivos.

Essa lógica vem sendo repensada à medida que as empresas passam a olhar para a eficiência de cada etapa. A tendência é desenhar jornadas diferentes de acordo com fatores como volume esperado de candidaturas, dificuldade de encontrar o profissional, complexidade da avaliação e urgência da contratação.

"Não faz sentido tratar todas as vagas como se tivessem o mesmo nível de complexidade, volume e urgência. Uma posição com centenas de candidatos exige uma lógica diferente de uma contratação altamente especializada. Quando o processo ignora essas diferenças, a empresa pode criar etapas demais onde precisa de velocidade ou simplificar justamente onde deveria aprofundar a avaliação", afirma Thomas Costa, diretor de Growth da Redarbor Brasil, detentora do Pandapé.

Em vagas operacionais e de alto volume, por exemplo, cada etapa adicional pode aumentar o tempo até a contratação e criar pontos de abandono. Formulários extensos, demora no primeiro contato ou sucessivas entrevistas podem tornar o processo incompatível com posições em que empresas disputam rapidamente candidatos disponíveis no mercado.

Nesses casos, o desenho tende a priorizar uma entrada mais simples, contato rápido e critérios objetivos para decidir quem deve avançar. Ferramentas que aproximam a candidatura de canais já utilizados pelos profissionais também ganham espaço.

A dinâmica muda em vagas técnicas ou especializadas. O número de candidatos pode ser menor, mas a necessidade de verificar competências específicas aumenta. Isso pode exigir uma entrevista técnica estruturada ou uma avaliação mais aprofundada antes do envolvimento da liderança contratante.

Já nas posições executivas e estratégicas, velocidade continua relevante, mas deixa de ser o único critério. O impacto da contratação sobre equipes, orçamento e decisões da companhia torna necessário dedicar mais tempo a conversas e avaliações que dificilmente podem ser substituídas por uma sequência curta e totalmente automatizada.

O objetivo, diz Thomas, não é simplesmente reduzir o número de etapas. É entender o que cada uma acrescenta à decisão. O ganho está em ajustar o esforço do RH ao risco e à complexidade daquela contratação. Segundo ele, a adoção de sistemas de recrutamento e automação ajuda justamente a administrar essas diferenças sem transformar a operação do RH em uma série de processos isolados.

A possibilidade de automatizar e personalizar partes da jornada torna o desenho do processo ainda mais relevante. Uma empresa pode, por exemplo, priorizar velocidade e poucas etapas em uma contratação de alto volume, utilizar uma entrevista estruturada adicional em uma vaga técnica que exige mais qualificação, e reservar o contato direto de lideranças para posições mais estratégicas.

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