Desde 2023, o Grupo Heineken tem implementado o Modo Reunião, um guia de boas práticas para reuniões online que estabelece sete passos simples e eficazes para otimizar o tempo e aumentar a produtividade. A iniciativa surgiu em resposta às mudanças no ambiente de trabalho durante e após a pandemia, quando a companhia adotou o teletrabalho em suas áreas corporativas. Em 2024, a ação foi direcionada para quatro áreas administrativas – Finanças & Compras, Marketing, Digital & Tecnologia e People – que registraram uma melhoria de 18%, superando significativamente a meta inicial de 5%. Além disso, a favorabilidade na pesquisa de clima dessas áreas combinadas aumentou 11 pontos percentuais, passando de 60% para 71%. Depois dos resultados positivos, a iniciativa foi expandida para toda a empresa.

A ideia foi concebida para eliminar o excesso de reuniões, permitindo que os colaboradores direcionem seu tempo para atividades que favoreçam o desenvolvimento profissional e o bem-estar pessoal. Para Luísa Faria, diretora de Pessoas e líder do projeto, a estratégia só obteve resultados positivos ao unir forças com as áreas de Pessoas, de Desenvolvimento & Cultura e diretoria de Felicidade para fortalecer a cultura e desenvolver conteúdos e treinamentos sobre o tema. Além disso, ter os vice-presidentes dessas áreas engajados com a inciativa foi um diferencial.

A área de Digital & Tecnologia também teve participação e papel fundamental no apoio à capacitação dos colaboradores por meio de treinamentos sobre produtividade digital. Foram disponibilizados um guia com habilidades essenciais para navegar no trabalho remoto e dicas práticas sobre o uso mais eficiente das ferramentas de trabalho, como Teams, Outlook, Planner e Copilot, entre outros. O objetivo foi tornar o dia a dia mais produtivo, trabalhando mais de forma assíncrona e melhorando a colaboração e a comunicação entre as equipes.

“Com a redução do número de reuniões e a adoção de regras claras para sua condução, os funcionários relataram maior eficiência em suas rotinas de trabalho. Isso não apenas aumentou a produtividade, mas também proporcionou mais tempo para autocuidado e desenvolvimento de habilidades, aspectos essenciais para o bem-estar no ambiente corporativo. O ‘Modo Reunião’ nasceu após uma pesquisa de clima que revelou insatisfação com a produtividade das reuniões. Testamos a iniciativa em quatro áreas piloto e, após resultados positivos, expandimos para toda a empresa por meio do engajamento de nossos líderes em um manifesto coletivo”, completa  Luisa.

Os sete pilares do Modo Reunião

O guia estabelece práticas simples, mas eficazes, que incluem:

►Reuniões devem ocorrer dentro do horário de trabalho. Além disso, é importante reservar na agenda alguns horários de foco para leitura de e-mails, chats ou trabalhos que necessitem de concentração.

►Limitação da duração entre 25 e 45 minutos, para que os minutos restantes sejam usadas para pausas e praticar o autocuidado.

►Reuniões acima de 1h30 precisam incluir 10 minutos de descanso.

►Proibição de agendamentos no horário de almoço.

►Sextas-feiras à tarde livres de reuniões para que os profissionais tenham mais tempo de foco e organização da próxima semana.

►Reuniões com a equipe de vendas devem ocorrer preferencialmente às segundas-feiras.

►Limitação de sete slides para apresentações.

Além dessas diretrizes, há orientações adicionais. Os organizadores  das reuniões devem garantir que os convites sejam enviados às pessoas certas, com objetivos e ações bem definidos, e sempre com antecedência mínima de 24 horas. Já os participantes devem questionar convites sem propósito claro e, caso não possam participar, delegar um representante do time. Todos são incentivados a manter foco total nas reuniões, evitando o uso de celulares e silenciando notificações.

Foto: Freepik