Reuniões desnecessárias chegam a custar mais de R＄ 533 milhões por ano às grandes empresas, de acordo com um estudo realizado por Steven Rogelberg, professor de Ciência Organizacional, Psicologia e Gestão. O levantamento analisou a agenda semanal de mais de 600 colaboradores de 20 setores diferentes, e apontou que, em média, os funcionários gastam cerca de 18 horas semanais imergidos em reuniões.

As reuniões têm seus propósitos e diversos pontos positivos, como a troca em tempo real de informações, criação de projetos e estratégias, pensamento coletivo de soluções e acompanhamento das atividades que estão sendo realizadas. No entanto, quando malfeitas, podem prejudicar a rotina dos colaboradores e das instituições, ocasionando estresse e falta de tempo para as atividades do dia a dia.

De acordo com Leandro Fernandes, gerente de People & Culture da consultoria de RH ManpowerGroup Brasil, quatro formatos diferenciados de reuniões, cada uma com um objetivo específico, visam ao melhor uso do tempo.

1. REUNIÃO STAND-UP

Como já descrito no nome, esse modelo é realizado em pé e tende a ter uma curta duração, de no máximo 15 minutos. Nela, os participantes compartilham suas atividades e obstáculos com o objetivo de manter todos da equipe alinhados e atualizados. "Por ser de pé, enrolações e amenidades são descartados, colocando em foco apenas os assuntos essenciais e elevando a produtividade da reunião. No entanto, é válido ressaltar que, caso haja pessoas com deficiência ou dificuldade locomotora na equipe, o ideal é que a empresa adote outra estratégia, priorizando a inclusão de todos", aponta Leandro.

2. REUNIÃO DE STATUS

Presencial ou virtual, a reunião de status tende a ser semanal. Nela, os participantes comentam sobre os progressos nos projetos em que estão atuando e reforçam quais são os objetivos e prazos, mantendo o alinhamento com o gestor e colegas.

3. REUNIÃO DE BRAINSTORM 

Esse modelo tende a ser mais longo, pois é nele que se criarão novas soluções para problemas específicos. A ideia é fazer uma tempestade de ideias e ir aprimorando as sugestões ao longo do encontro para desenvolvê-las depois. Para manter a produtividade do tempo, é essencial que os participantes tenham um briefing sobre quais temas serão abordados e se preparem devidamente.

4. REUNIÃO DE ALINHAMENTO 

Nessas reuniões, quem tende a tomar a frente é o diretor da área, fornecendo informações sobre os próximos passos, novos projetos e estratégias, insights sobre novidades da empresa, com o objetivo de manter seu time atualizado e em sintonia. O ideal é que os colaboradores usem esse tempo para ouvir com atenção e tirar as dúvidas que surgirem, sem se prolongar. Caso seja preciso discutir outros assuntos mais profundamente, vale combinar outro encontro.

Por mais que se possa ter em mente os objetivos de cada reunião, o que já ajuda na programação e organização do dia a dia, podendo estimar uma média do tempo gasto em cada uma, Leandro ressalta que é necessário que haja uma preparação por parte dos colaboradores, anotando os pontos que querem discutir e realizando pesquisas para dar mais embasamento às suas falas, quando necessário.

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