Por Fabiana Basso*

Quando uma empresa recebe uma reclamação trabalhista, é natural que a atenção se volte para os pedidos apresentados, os documentos disponíveis e as possibilidades de defesa. Mas, em muitos casos, os problemas que deram origem ao processo começaram muito antes, em decisões tomadas durante a contratação ou na própria rotina de gestão dos empregados.

Uma contratação realizada sem critérios bem definidos, uma promoção sem a correspondente adequação das responsabilidades, jornadas que não refletem a realidade ou uma situação de conflito ignorada pela liderança são exemplos de circunstâncias que podem gerar passivos trabalhistas.

O que chama a atenção é que boa parte dessas situações poderia ter sido identificada e tratada antes de se transformar em uma reclamação judicial.

Nesse cenário, o setor de Recursos Humanos passou a ocupar uma posição cada vez mais importante na prevenção dos riscos trabalhistas. Sua atuação deixou de estar limitada às atividades administrativas, como admissões, folha de pagamento, férias e desligamentos, para participar de decisões que envolvem diretamente a segurança jurídica das relações de trabalho.

Isso não significa transferir ao RH a responsabilidade exclusiva pelo cumprimento da legislação. Ao contrário, a prevenção depende de uma atuação conjunta entre Recursos Humanos, Jurídico e lideranças, especialmente porque muitas irregularidades surgem na gestão cotidiana, longe dos departamentos responsáveis pela formalização dos procedimentos.

Um exemplo frequente envolve as alterações de funções. Muitas vezes, um empregado passa a assumir novas responsabilidades por necessidade operacional, sem que exista uma avaliação sobre os impactos dessa mudança. A decisão pode parecer simples para o gestor, mas, dependendo das circunstâncias, pode gerar discussões sobre diferenças salariais, acúmulo de funções ou alteração contratual prejudicial.

O mesmo ocorre com as jornadas de trabalho. Não basta que a empresa tenha um sistema de controle de ponto se, na prática, os gestores permitem ou exigem atividades fora dos horários registrados. A existência de documentos e políticas internas é importante, mas sua efetividade depende da correspondência com aquilo que realmente acontece no ambiente de trabalho.

Outro ponto que merece atenção é a forma como as empresas administram conflitos, reclamações internas e situações de possível assédio. A ausência de providências diante de uma denúncia pode ampliar um problema que, inicialmente, poderia ser resolvido por meio de uma apuração adequada e da adoção de medidas proporcionais.

Esses exemplos mostram que a prevenção trabalhista não se resume à elaboração de contratos, regulamentos ou políticas. Ela exige acompanhamento das práticas internas e, principalmente, orientação de quem toma decisões sobre pessoas.

É justamente nesse aspecto que o RH pode contribuir de maneira mais efetiva. Por estar próximo da operação e das lideranças, o setor tem condições de identificar situações que merecem atenção, acompanhar mudanças nas relações de trabalho e envolver o Jurídico antes que determinadas decisões sejam implementadas.

Para isso, também é necessário que a empresa proporcione ao RH autonomia, acesso às informações e participação nas decisões que envolvam empregados. Não é razoável esperar uma atuação preventiva de um departamento que somente toma conhecimento das medidas depois que elas já foram executadas.

Da mesma forma, os gestores precisam compreender que decisões aparentemente rotineiras podem produzir efeitos jurídicos relevantes. Uma advertência aplicada sem critérios, uma mudança de horário imposta sem avaliação prévia ou a condução inadequada de um desligamento podem gerar questionamentos que ultrapassam a questão administrativa.

A experiência na gestão de conflitos trabalhistas demonstra que nem todo processo poderia ter sido evitado. No entanto, muitas controvérsias poderiam ter sido reduzidas ou conduzidas de maneira diferente se a empresa tivesse identificado os riscos no momento em que surgiram.

Por isso, a discussão sobre prevenção trabalhista precisa fazer parte da gestão empresarial, e não aparecer apenas quando a empresa recebe uma ação trabalhista. O RH tem papel importante nessa mudança, mas os resultados dependem do envolvimento de toda a estrutura de gestão. Quanto mais cedo os aspectos trabalhistas forem considerados nas decisões, maiores serão as possibilidades de corrigir problemas, evitar conflitos e reduzir a exposição da empresa a demandas judiciais.

*Fabiana Basso é coordenadora da área trabalhista da Lopes & Castelo Sociedade de Advogados

Foto: Divulgação/Lopes & Castelo