Por Davi Silva*

A ineficiência da área de Recursos Humanos costuma aparecer primeiro em atividades administrativas: uma divergência na folha, um registro de ponto que exige correção, dados de colaboradores distribuídos por diferentes sistemas ou um relatório que demora dias para ficar pronto. O impacto alcança rapidamente o caixa, a produtividade, a gestão de riscos e a confiança das pessoas na empresa.

O RH administra uma das infraestruturas mais sensíveis do negócio. Folha, benefícios, jornada, admissão, desligamento e obrigações trabalhistas movimentam dados, dinheiro e decisões todos os meses. Em empresas com milhares de funcionários, pequenas falhas repetidas ganham escala.

Um processo lento consome horas de equipes especializadas. Uma informação incorreta gera retrabalho em diferentes departamentos. Um dado desatualizado pode comprometer decisões sobre contratação, sucessão, orçamento ou alocação de pessoas.

Em empresas com mão de obra intensiva, as ineficiências no processo de onboarding – ou em janelas de bloqueio de movimentações – durante a execução da folha de pagamento geram impactos ainda mais relevantes no negócio.

O custo começa na operação

Processos manuais, integrações frágeis e conferências dispersas obrigam profissionais de RH a dedicar uma parte relevante do tempo à correção de ocorrências que poderiam ser evitadas. Essa conta não fica restrita ao departamento. Gestores deixam de receber informações no momento adequado, o financeiro precisa revisar valores, o jurídico avalia riscos e os colaboradores recorrem aos canais de atendimento para resolver dúvidas.

Também existe um custo de oportunidade. Quanto mais tempo o RH dedica a tarefas repetitivas, conferências e correções, menos capacidade tem para apoiar decisões sobre competências, produtividade, desenvolvimento e planejamento da força de trabalho.

A folha de pagamento mostra com clareza essa cadeia de consequências. Ela reúne remuneração, jornada, benefícios, tributos e regras que variam conforme contrato, localidade e legislação. Um erro pode exigir recálculo, pagamento complementar, revisão contábil e atendimento individual. 

A pesquisa da S&P Global Market Intelligence sobre tecnologia para RH ajuda a dimensionar essa prioridade. Entre os entrevistados, 32% apontaram a simplificação dos processos de folha entre seus principais objetivos. O dado mostra que, mesmo diante do avanço da inteligência artificial (IA), as empresas continuam pressionadas por questões fundamentais da operação.

Conformidade também entra na conta

A ineficiência amplia a exposição da empresa a riscos trabalhistas, fiscais e relacionados ao uso de dados pessoais. Quando as informações não seguem uma fonte confiável ou os processos dependem de planilhas e controles paralelos, a organização perde capacidade de comprovar como determinado cálculo ou decisão foi realizado.

Esse cuidado ganhou relevância com a Lei Geral de Proteção de Dados. O RH concentra informações pessoais, financeiras, médicas e profissionais de praticamente toda a organização. Bases duplicadas, acessos sem controle e processos sem rastreabilidade aumentam a vulnerabilidade do negócio.

Muitas organizações acumularam sistemas para resolver problemas específicos, mas não integraram suas bases. Como resultado, indicadores de absenteísmo, horas extras, rotatividade, produtividade e custo da força de trabalho podem apresentar leituras diferentes conforme a fonte consultada.

Esse problema limita a contribuição estratégica do RH. Sem dados consistentes, torna-se mais difícil antecipar a necessidade de profissionais, identificar áreas com excesso de horas extras, medir o custo da rotatividade ou avaliar se um programa de capacitação produziu resultado.

A pressão pela adoção de IA torna essa discussão mais urgente. Segundo o estudo 2026 CHRO Leadership Perspectives, realizado com 430 líderes de RH das comunidades executivas do Gartner, 50% planejam investir em soluções de IA neste ano.

A IA pode apoiar análises, automatizar atividades transacionais e identificar padrões que passariam despercebidos em uma operação manual. Sua eficácia, entretanto, depende da qualidade dos dados e da consistência dos processos que a alimentam.

A empresa precisa medir o que perde

A modernização do RH deve começar pelo mapeamento dos processos críticos. A empresa precisa identificar onde ocorrem mais divergências, quanto tempo é dedicado a conferências, quais informações chegam atrasadas à liderança e quais riscos ainda dependem de controles manuais.

O mesmo raciocínio vale para automações pontuais que reduzem uma atividade, mas criam novas exceções em outra etapa. A eficiência depende da combinação entre processos, dados, tecnologia e responsabilidades bem definidas. Para exercer esse papel, o EH precisa entregar uma operação confiável e informações que orientem decisões.

A pergunta que deve chegar à liderança é quanto a empresa perde com erros recorrentes, e dados pouco confiáveis. Enquanto esse custo permanecer disperso entre RH, financeiro, jurídico, TI e gestores, a ineficiência continuará parecendo menor do que realmente é.

*Davi Silva é CEO da Apdata

Foto: Divulgação/Apdata