Por Diana Troper*

Um processo admissional dentro de qualquer empresa costuma ter diversas etapas: exames médicos, análise psicológica, testes de aptidão e pedidos de toda a documentação da pessoa física, jurídica e dados financeiros, além da própria formalização da relação de trabalho. Todos esses processos geram uma extensa documentação que precisa ser armazenada. Se considerarmos empresas grandes que somam mais de 15 mil funcionários em seus quadros, além do desafio no armazenamento, há necessidade de estabelecer uma logística entre sede e filiais para gestão de tais informações.

Esse é um cenário de verdadeiro caos para as empresas e um transtorno para os colaboradores, que precisam recorrer a históricos educacionais e profissionais, além de tirar xerox e enviar, fisicamente, todos esses documentos. Tudo isso para comprovar o cumprimento da legislação trabalhista e possibilitar que o colaborador efetivamente ingresse na organização. Com a pandemia da COVID-19, muitas companhias começaram a operar em home office e o que antes parecia impossível, começou a virar a mais nova realidade: a contratação e formalização de contratos on-line.

A revolução começou com as empresas e órgãos aceitando os registros assinados eletronicamente. De março de 2020 para os dias de hoje, as empresas (independente do setor e tamanho) passaram a utilizar tecnologias de digitalização, assinatura, gestão e organização de fluxos eletrônicos para a área do RH. Como em todo novo processo implementado, muitas empresas e gestores costumam ter algumas dúvidas e entre as principais mapeadas está: o trabalhador é um titular de dados?

Para responder à questão lembramos que o conjunto de regras que a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) impõe também se aplica aos funcionários: transparência, direito de acesso, retificação e eliminação de dados quando não forem mais necessários e uma base legal de tratamento desse arquivo são algumas das obrigações imputadas às empresas empregadoras que passam a atuar como agente de tratamento de dados pessoais. O colaborador, assim como um consumidor, deve saber quais dados pessoais são tratados pelo empregador, como o tratamento é realizado e por que, assim como por quanto tempo ficarão armazenados com a organização e se são compartilhados com terceiros.

Contudo, as obrigações do empregador não se resumem somente a responder ao titular de dados pessoais (o empregado) sobre tais tratamentos, mas também o colocam como uma entidade passível de ser fiscalizada pela Autoridade Nacional de Dados (ANPD), órgão responsável por educar, regular e fiscalizar o tratamento de dados pessoais no Brasil. Assim, em caso de vazamentos de dados pessoais, por exemplo, a depender da situação, o empregador pode se ver obrigado a comunicar tal incidente à ANPD e ao funcionário titular dos dados.

Em síntese, o que a LGPD propõe, em linhas gerais é um sistema de regras que responsabiliza aqueles que tratam dados pessoais (fisicamente ou eletronicamente) e protege o titular de dados, ao proporcionar ferramentas para que ele conheça e controle como os seus dados são tratados.

Além de os agentes de tratamento terem a obrigação de prover um ambiente seguro para o tratamento dos dados, a LGPD, ao regular o regime de responsabilidade dos agentes de tratamento em relação aos dados tratados, os obriga a avaliar se seus parceiros e fornecedores também estão adequados às obrigações da LGPD.

Com o unico | people, solução de admissão digital da unico, IDTech brasileira de soluções de proteção de identidade digital, todo o onboarding de contratação é totalmente eletrônico. Ao imputar os documentos, são feitos os tratamentos do processo, pedindo as autorizações necessárias e dando conhecimento ao titular de como, por que e onde estão armazenados seus dados.

Este é um dos compromissos que as empresas devem ter com seus colaboradores, para melhor experiência, transparência e segurança de todos. Acreditamos que por meio das tecnologias e do conhecimento humano, impulsionaremos as transformações digitais e colocaremos o Brasil em um patamar mais tecnológico, seguro e prático. Auxiliando assim, empresas e cidadãos em todo o País.

*Diana Troper é DPO da unico

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