Com a pandemia da covid-19, o aumento do uso de tecnologias foi uma das realidades mais espontâneas de todo esse período. A necessidade levou empresas inteiras, ou algumas áreas, trabalharem remotamente. O RH foi um desses setores administrativos que tiveram que se reinventar: reorganizando os processos e transformando-os em digitais. Dessa maneira, documentos assinados eletronicamente viraram uma rotina neste departamento.

Além de toda a digitalização e consequente modernização dos processos, a gestão desses documentos passou a ser feita com a tecnologia. Mas, você sabe o que pode ser manipulado de maneira virtual? Filipe Bertocco, consultor da unico, IDTech brasileira de soluções de proteção de identidade digital, apresenta quais documentos podem ser assinados eletronicamente. São eles:

Contrato de suspensão do trabalho

Principalmente durante a pandemia, o Governo Federal publicou algumas Medidas Provisórias que facilitassem o contrato de suspensão do trabalho, uma vez que essa estratégia visava reduzir os impactos negativos que esse cenário trouxe para as empresas. A Medida Provisória 1045 foi aprovada, autorizando as empresas a suspender o contrato de trabalho ou ainda a reduzir o salário.

Documentos de processos obrigatórios sob a responsabilidade do RH:

▪        Aviso e recibo de férias

▪        Termo de Home Office

▪        Termo de confidencialidade

▪        Acordos coletivos com sindicatos

▪        Termo de compromisso de ética e conduta

▪        Termo de acesso / equipamentos / informações

▪        Documentos rescisórios

▪        Documentos admissionais

▪        Holerite

▪        Folha de ponto

Existe ainda os termos de extensão; formulário de benefícios – Vale Transporte, Plano de Saúde, Seguro de Vida, entre outros; comunicados – relacionados a realocação, EPIs etc.; declarações – Impostos de Renda, dependentes; e declaração de aposentadoria também podem ser assinados de maneira digital.

De acordo com Bertocco, o RH Digital permite economia de tempo para as equipes, fazendo com que a área se torne mais estratégica. “É possível ressignificar as demandas do RH e fazer com que os colaboradores que eram responsáveis por arquivar e cuidar de toda a burocracia, passem a dedicar mais tempo à assuntos pertinentes às pessoas e melhorias nas empresas”, afirma o especialista.

O tempo, um grande aliado

“Com a tecnologia, é possível reduzir em até 20 dias o processo de contratação de novos colaboradores, por exemplo. Eles, por sua vez, não terão gastos com o deslocamento para entrega de documentos à sede da empresa ou às unidades; e redução de tempo gasto com o armazenamento e busca de arquivos, além de uma experiência mais digital e positiva. O uso da assinatura eletrônica traz ganhos tecnológicos, de tempo e redução de custos em todo o processo”, analisa Bertocco.

O consultor ressalta que este é um caminho sem volta. E é o que comprova a pesquisa “Transformação na Gestão de Pessoas”, elaborada pelo Instituto Locomotiva, com o apoio da unico e do Grupo Cia de Talentos. A segunda edição apresentou que seis em cada dez empresas digitalizaram a contratação de funcionários na pandemia no Brasil.

O estudo, que contou com a participação de 182 profissionais de RH e gestores de empresas, com perguntas feitas ao longo do mês de maio de 2021, mostrou ainda que 88% dos entrevistados já adotaram alguma modalidade de home office e, deles, oito em cada 10 pretendem manter o modelo. Segundo a pesquisa, 13% das empresas continuarão 100% em home office e 27% seguirão o modelo para a maioria dos funcionários.

Segurança da tecnologia

A documentação dos profissionais exige cuidado por parte do time de RH. Se houver qualquer problema com transporte ou com o armazenamento desses documentos, pode ocasionar, inclusive, em multas para a organização.

Ao contar com uma ferramenta digital que vai auxiliar nesse processo, a equipe vai garantir o tráfego e o armazenamento de informações das pessoas do negócio de forma segura. Também traz como diferencial o fato de que há possibilidades de fazer uma análise de dados mais bem detalhada, o que permite gerar relatórios para um controle gerencial mais preciso.

Experiência inovadora para o RH

Entre as principais vantagens de um RH digital, o especialista da unico destaca: o fortalecimento da marca empresarial da empresa; otimização de processos internos; aumento da produtividade de todo o time; maior engajamento e motivação por parte dos profissionais; possibilidade de desenvolver gestão e lideranças; entre outros.

Possibilidade de se adaptar melhor aos novos modelos de trabalho

Conforme vimos, documentos assinados eletronicamente permitem uma adaptação mais efetiva aos novos modelos de trabalho, principalmente se considerarmos que boa parte das empresas adotarão o trabalho híbrido e remoto como definitivos em suas organizações.

Sendo assim, mesmo quando há pessoas contratadas por diversas partes do país, contratações, demissões e qualquer outro tipo de processo pode continuar normalmente — sem que atrapalhe o andamento das atividades dentro de uma equipe.

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