Todos sabem que reuniões podem ser cansativas e desgastantes. Atrasos, interrupções, impaciência e outros fatores podem tornar encontros que servem para debater novas ideias e propor soluções em horas verdadeiramente maçantes. Mas como tornar esses momentos entre os colegas mais calmos e proveitosos?

Pensando em melhorar a produtividade da equipe, a Multicrédito adotou o modelo Adizes na companhia. Desenvolvida pelo consultor e escritor Ichak Adizes, a metodologia foi inspirada no jogo de pôquer e é estruturada para acelerar mudanças organizacionais – fórmula que vem sendo aplicada  pelos licenciados do Instituto Adizes desde 1975. Afinal, para que o jogo se torne interessante, ocorra corretamente e todos tenham oportunidade de jogar, é necessário que existam regras estabelecidas. Assim, as reuniões devem seguir o mesmo padrão.

''A reunião é produtiva quando o objetivo é estabelecido antes de o encontro ocorrer. Além disso, é preciso ter pontualidade. Se você perceber que vai chegar mais de 15 minutos atrasado, nem vá. E, quanto à passagem de palavra ao próximo colega, ela sempre deve ocorrer pela direita e com chamamento pelo nome'', comenta Reinaldo D'Errico, vice-presidente de TI e Marketing da MultiCrédito.

O executivo explica que o método é composto de etapas-chave. Na primeira, a palavra é passada a todos os participantes. As etapas intermediárias dependem do objetivo do encontro. Por fim, há a etapa de reforço, em que os participantes recebem o feedback do Observador, responsável por informar a todos sobre o andamento da reunião e das medidas para que a próxima sessão seja melhor. Em seguida, todos são convidados a falar sobre suas percepções da reunião e como estão se sentindo em relação à decisão tomada.

Outro destaque da metodologia são algumas regras que ajudam os colaboradores a manter o respeito mútuo. Para atitudes como chegar atrasado, conversas paralelas ou falar ao celular são aplicadas multas de 10 reais, por exemplo. "Qualquer desculpa é bem aceita, desde que acompanhada de 10 reais", afirma D'Errico, ressaltando que todo o valor arrecadado com as multas é doado para uma instituição de caridade no fim do ano.