A comunicação interna continua sendo um desafio para as empresas, especialmente quando profissionais administrativos, equipes operacionais, trabalhadores externos e pessoas estão distribuídos em diferentes modelos de trabalho. A Pesquisa Tendências da Comunicação Interna 2026, realizada realizado com 140 empresas do país, pela Ação Integrada em parceria com a Aberje (Associação Brasileira de Comunicação Empresarial), mostra que, para 65% das empresas, a intensificação da segmentação e da personalização das mensagens é uma das principais tendências da área. Apesar disso, apenas cerca de 40% conseguem fazer isso de forma consistente.

Os dados evidenciam evidencia uma distância entre reconhecer que os públicos internos têm necessidades diferentes e transformar essa percepção em uma estratégia de comunicação. Em empresas com perfis variados de colaboradores, utilizar a mesma mensagem e os mesmos canais para todos pode fazer com que parte das informações perca relevância ou sequer chegue a determinados grupos.

Uma mensagem enviada por e-mail, por exemplo, pode alcançar facilmente profissionais que trabalham diariamente diante do computador, mas não necessariamente quem atua em fábricas, lojas, obras, unidades operacionais ou funções externas. Por isso, entender como cada grupo acessa informações passou a ser parte importante da estratégia de comunicação interna. De acordo com Tiago Santos, vice-presidente da Sesame HR, o primeiro passo é abandonar a ideia de que todos os colaboradores consomem informação da mesma maneira. “Uma empresa pode ter uma comunicação muito bem estruturada no papel e, ainda assim, deixar parte dos funcionários sem acesso às informações mais importantes”, afirma.

Comunicar de forma clara e eficaz passa pelo papel dos gestores. Na prática, decisões estratégicas, mudanças internas, novas políticas e orientações frequentemente chegam aos colaboradores por intermédio da liderança direta. Mas, quando o gestor não possui contexto suficiente ou não sabe como abordar determinado assunto, uma mesma decisão pode ser transmitida de maneiras diferentes dentro da organização. “Liderança não pode ser tratada apenas como destinatária da comunicação. Ela também é um canal. Se o gestor recebe uma informação incompleta, não entende o motivo daquela decisão ou não sabe como conversar sobre o assunto com a equipe, a mensagem pode chegar distorcida. Preparar as lideranças e garantir que tenham acesso às informações corretas é fundamental para criar consistência”, explica o executivo.

O desafio é ainda maior entre profissionais que trabalham diante do computador nem utilizam o e-mail corporativo como principal ferramenta de trabalho. Nesses casos, depender exclusivamente dos canais tradicionalmente utilizados pelas áreas administrativas pode criar lacunas de informação.

Para tentar suprir essa lacuna, muitas empresas recorrem a dispositivos móveis, murais digitais, conteúdos audiovisuais e à própria comunicação feita pelas lideranças. O risco é que esses formatos virem mais um canal solto, sem conexão com o restante da comunicação da empresa. Tiago salienta que o objetivo não deve ser simplesmente aumentar a quantidade de canais disponíveis. Quanto mais ferramentas uma empresa utiliza sem estabelecer claramente a função de cada uma, maior a dificuldade de o colaborador saber onde encontrar cada informação.

O executivo frisa que a tecnologia ajuda principalmente a organizar e disponibilizar as informações ligadas à jornada dos profissionais. Plataformas de gestão de pessoas reúnem documentos, comunicados e conteúdos que precisam estar sempre disponíveis para consulta, em um único lugar de confiança para o colaborador.

Centralizar informações importantes cria um ponto de referência único para o colaborador, que sabe exatamente onde buscar o que precisa. "Isso exige estratégia, tecnologia e, principalmente, escuta dos diferentes públicos da empresa", conclui.

Foto: Shutterstock