Por Inon Neves*

Quando o assunto é gestão documental ou organização e racionalização de documentos, uma das áreas mais impactadas nas empresas é o departamento de Recursos Humanos. Não é para menos, uma vez que alguns documentos, como a guia de previdência dos empregados, devem ser guardados por 20 ou 30 anos, e quase todos devem ser arquivados no formato original, de acordo com a Lei 8.159 – 9/1/1991, que regula a política nacional de arquivos.

Além disso, milhares de cópias de documentos pessoais, comprovantes de endereço, carteiras de trabalho, holerites e demais comprovantes de pagamento assinados crescem em volume à medida que passam-se os meses. Toda essa papelada requer cuidados que nem sempre as companhias têm. Conheça quatro pecados que são comuns no departamento de RH que podem ser evitados com plataformas que realizam a gestão documental.

Desatualização dos documentos

O maior desafio do RH é conseguir manter os formulários dos colaboradores atualizados com todos os documentos necessários arquivados. Alguns precisam ser renovados anualmente, e outros semestralmente. Companhias com muitos funcionários podem ter dificuldades em alterar esses dados com frequência, e correm o risco de serem penalizadas pela justiça trabalhista.

Não pensar na transformação digital

Uma empresa que não automatiza seus processos está mais propensa a perder documentos sensíveis, como por exemplo o banco de horas de um funcionário, e consequentemente ter mais gastos, uma vez que isso pode implicar multas astronômicas. Além disso, a organização de documentos físicos aumenta os custos, já que é necessário contratar ou deslocar colaboradores para executar essa tarefa.

Perda de documentos

Encontrar um arquivo de anos atrás, de um determinado colaborador, é uma tarefa que pode demandar muito tempo. À medida que a empresa cresce, a quantidade de documentos aumenta, exigindo uma maior organização. Não ter essas informações armazenadas digitalmente, pode acarretar em perda de dados que são importantes para a companhia.

Não ter cópias de segurança

Acidentes acontecem. Por isso, é importante não cometer o erro básico de não fazer cópias de segurança dos documentos. Ao salvar um item no sistema, crie sempre uma segunda versão e coloque no backup. Faça varreduras semanais para se certificar de que não esqueceu de fazer nenhuma cópia de segurança.

*Inon Neves é vice-presidente da Access, segunda maior empresa do mundo no segmento de gestão de documentos e informações, presente na Austrália, Estados Unidos, Brasil, Canadá, Costa Rica, Panamá e Trinidade e Tobago.