Por Christian Barbosa*

Quando ouvem falar sobre abrir o próprio negócio, muitas pessoas logo imaginam que isso significa ter mais tempo para “aproveitar a vida”, se dedicar à família e usufruir de momentos de lazer. Esse sonho, no entanto, está longe da realidade e pode ser considerado uma lenda do mundo corporativo. Empreender exige horas e mais horas de dedicação – mas isso não quer dizer que quem está à frente de uma empresa não possa aprimorar a gestão de seu tempo e, consequentemente, aumentar a produtividade e a qualidade dos serviços oferecidos.

Pensando nisso, relacionei algumas orientações que podem ajudar esses profissionais:

1.    Exercite a habilidade de delegar – Esta é a melhor maneira para lidar com grandes demandas e prazos curtos. Conheça as competências de cada membro da equipe e distribua as tarefas entre os funcionários que apresentam o perfil ideal para desempenhá-las;

2.    Estabeleça prioridades com base nos resultados – Do que o seu negócio precisa? Aumentar o faturamento? Priorize as atividades de faturamento. Melhorar a qualidade do serviço? Priorize o atendimento ao cliente. Definir prioridades é essencial para administrar o tempo em uma empresa e garantir o bom funcionamento;

3.    Escolha uma agenda – Utilize uma ferramenta que centralize os seus compromissos, tarefas, informações, metas e projetos pessoais e da empresa. Se você for tradicional, as agendas ou planners são ideais. Se você for high-tech, softwares podem te atender;

4.    Tenha foco – Multitarefar é um dos hábitos que mais atrapalham o rendimento. Pode até parecer que você está produzindo mais, porém, a qualidade das atividades fica comprometida. Mesmo que você e sua equipe não cometam equívocos, precisarão de mais tempo para completar uma tarefa simples se não estiverem concentrados nela. Foque em uma coisa de cada vez e se contenha para não permitir interrupções;

5.    Capacite sua empresa a viver sem você – Esta ação possibilita ao empreendedor se ausentar em alguns períodos, seja para atender uma emergência ou descansar. Crie sistemas que permitam à equipe se guiar para trazer resultados. Como o cliente deve ser atendido? O que fazer quando há um novo pedido? Como comprar material para o estoque? Pense nas principais atividades do seu grupo e transforme em procedimentos claros, permitindo que outras pessoas façam o que deve ser feito;

6.    Estabeleça um horário de trabalho – Respeitar o período de descanso é, sem dúvida, uma das tarefas mais difíceis para o empreendedor. Pensar no crescimento da empresa e em assuntos relacionados a ela é inevitável e até saudável, mas não deve ocupar todo o seu tempo. O gestor, assim como os demais funcionários, deve ter horário de trabalho definido;

7.    Invista em seus hobbies ou na sua fé – Destinar um período de tempo para tarefas que funcionam como “remédio natural” para você é fundamental. Um esporte, hobby ou prática religiosa ajuda a espairecer para, depois, ter a mente mais disposta a realizar outras atividades.

*Christian Barbosa é o maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade. É CEO da TriadPS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo, e ministra treinamentos e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100. Autor dos livros "A Tríade do Tempo"; "Você, Dona do Seu Tempo"; "Estou em Reunião" e co-autor do "Mais Tempo, Mais Dinheiro" e "Equilíbrio e resultado – Por que as pessoas não fazem o que deveriam fazer?". Sua mais recente publicação é "60 Estratégias práticas para ganhar mais tempo"