A Access, segunda maior empresa do mundo no segmento de gestão de documentos e informações, presente em 46 mercados, traz dicas valiosas para o profissional de gestão de pessoas.

Independente do ramo de atuação da sua empresa, uma coisa é certa: o departamento de Recursos Humanos é um dos que geram maior volume de documentos a serem arquivados. São cópias de documentos pessoais, comprovantes de endereço, carteiras de trabalho, holerites e demais comprovantes de pagamento assinados que crescem em volume à medida que passam-se os meses e novos colaboradores são contratados. O fato é que organizar toda essa papelada não é tarefa fácil, ainda mais quando a empresa não pode dispor de um local e profissional destinados somente para tal finalidade.

Em muitos casos, a empresa só percebe que tem algum problema em relação à forma que gerencia os seus documentos, no momento que recebe uma intimação judicial e tem pouco tempo para levantar toda a documentação de um ex-funcionário que acionou a empresa judicialmente, é quase certa que multas e acordos ocorrerão, prejudicando o resultado financeiro da empresa.

Algumas empresas se especializam para poder ajudar com todas as etapas desse processo, desde a guarda dos documentos físicos, até a digitalização e disponibilização das informações em softwares que permitem acesso remoto.

E quanto às informações sigilosas e documentos que não podem vir a público ?

Uma vez digitalizados, os dados ficam disponíveis em uma plataforma com login e senha de acesso aos funcionários/executivos, autorizados previamente, para consulta em todas as unidades da empresa e em qualquer lugar do mundo.

Quanto às informações em papel físico, após identificadas com códigos de barras, são armazenadas em centros operacionais com os mais rígidos sistemas de segurança da informação, incluindo tecnologia preventiva de incêndio e monitoramento 24h por dia.