A transformação digital já é uma realidade consolidada em diversos setores das empresas, especialmente quando o objetivo é otimizar operações, reduzir custos e aumentar a produtividade. Segundo a Association for Information and Image Management (AIIM), cerca de 40% das empresas ainda armazenam seus arquivos em papel, o que impacta diretamente na agilidade operacional, nos custos e, principalmente, na experiência do colaborador desde o primeiro contato com a empresa.

Foi com esse cenário em mente que a eBox Digital desenvolveu a Dochr, uma plataforma inovadora de admissão digital que vai muito além da simples automação. A Dochr nasceu para transformar a forma como as empresas lidam com documentos e fluxos de admissão, oferecendo uma jornada digital completa — da coleta de documentos à gestão dos prontuários dos colaboradores — com total aderência à LGPD e aos padrões mais rigorosos de governança e compliance.

Admitir um novo colaborador envolve diversas etapas críticas: recebimento e verificação de documentos, preenchimento de dados cadastrais, assinatura de contratos, integração com a folha de pagamento, entre outros. Quando essas etapas são feitas manualmente, os riscos se multiplicam: extravio de informações, erros de digitação, atrasos na integração e altos custos com impressão, transporte e armazenamento físico.

Com a Dochr, todas essas etapas são simplificadas e automatizadas em uma jornada digital fluida e segura. A plataforma permite o envio e recebimento de documentos online, validação automatizada, assinatura eletrônica com validade jurídica, armazenamento digital criptografado e gestão completa dos prontuários durante todo o ciclo do colaborador dentro da empresa. Isso significa mais agilidade para o RH, mais segurança para os dados e uma experiência moderna para o colaborador.

A aderência às exigências de compliance e governança documental é um dos pilares centrais da Dochr. Em um ambiente regulatório cada vez mais rígido, garantir a conformidade legal e a rastreabilidade das informações não é apenas uma vantagem — é uma exigência.

A plataforma atende aos critérios da LGPD, oferece trilhas de auditoria completas, controles de acesso por perfil de usuário, versionamento de documentos e registros detalhados de movimentações. Essas funcionalidades asseguram total visibilidade e controle sobre os documentos, fortalecendo a governança da informação e reduzindo riscos de não conformidade em auditorias internas e externas.

Além disso, a padronização de perfis de contratação permite ao RH definir previamente os documentos obrigatórios por tipo de vaga ou grupo de usuários, reduzindo a margem de erro e assegurando a conformidade com as políticas internas e com a legislação vigente.

Outro diferencial da Dochr é sua capacidade de personalização. Através de um onboarding white label, é possível adaptar toda a jornada à identidade visual da empresa — logotipo, cores, tipografias — criando uma experiência coesa e alinhada à cultura da organização. Essa personalização fortalece o employer branding e transmite profissionalismo já nos primeiros passos da jornada do colaborador.

A integração via API com sistemas de recrutamento, seleção e folha de pagamento também é um destaque. Essa conectividade elimina retrabalho e duplicidade de dados, permitindo que as informações fluam automaticamente entre os sistemas utilizados pela empresa. O resultado é um ganho real em eficiência operacional, economia de tempo e redução de erros.

Do ponto de vista do colaborador, a experiência também se transforma. O processo de admissão deixa de ser uma etapa estressante e burocrática e passa a ser um momento simples, rápido e intuitivo. Tudo pode ser feito remotamente, com poucos cliques, reforçando a imagem de uma empresa moderna e alinhada às expectativas do profissional contemporâneo.

Além disso, a Dochr centraliza todas as informações e documentos em um único sistema, permitindo a gestão dos prontuários dos colaboradores ao longo de toda a sua jornada na empresa — desde a contratação até eventuais movimentações internas, desligamentos e recontratações. Tudo de forma organizada, segura e acessível.

A plataforma ideal e inovadora para gestão dos prontuários dos seus colaboradores existe. Com a Dochr, seu time ganha eficiência alinhada às exigências de compliance e governança documental.

Na eBox Digital, seguimos comprometidos em criar soluções que impulsionem a transformação do RH, colocando a tecnologia a serviço da gestão de pessoas e da excelência operacional.