Por Beatriz Neves*

O Ministério do Trabalho e Emprego divulgou a data de início de vigência do FGTS Digital a partir da competência de janeiro de 2024. Mas, antes disso, desde o dia 19 de agosto, as empresas já podem acessar um ambiente de testes, em que já é possível verificar os dados de produção do eSocial, ambiente controlado do FGTS Digital.

Embora a substituição da GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) e da GRRF (Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Contribuição Social) seja muito aguardada pelas empresas, uma vez que essas guias se encontram desatualizadas e desconectadas do eSocial, o FGTS Digital poderá, num primeiro momento, causar uma grande preocupação às empresas.

O FGTS Digital é uma plataforma em website, em que as empresas buscarão as guias de FGTS e a rescisão de seus empregados com base nos valores calculados pelo eSocial. Vale salientar que qualquer necessidade de ajuste nos valores ou informações é preciso o reenvio e adequação das informações diretamente no eSocial, uma vez que o portal do FGTS Digital não permite edições desses valores. Isso torna o processo de emissão de guias do FGTS Digital um pouco mais moroso, considerando que as guias rescisórias têm um prazo de dez dias para recolhimento, os departamentos de RH deverão estar preparados para enviar e garantir o cálculo correto dos dados no eSocial, para que não haja atraso no pagamento nem cálculo de juros e multa.

Destaco que, a partir da vigência do FGTS Digital, o prazo de vencimento da guia mensal passa a ser o dia 20 do mês subsequente, unificando assim o recolhimento dos demais tributos e encargos sobre a folha de pagamentos. Por um lado, essa alteração traz benefícios à empresa e provém mais tempo para ajustes no eSocial, por outro, implica maior controle no processo de rescisão das empresas. Como as empresas devem garantir o recolhimento de todo o FGTS do empregado desligado até o décimo dia após a rescisão, aqueles que forem desligados no início do mês precisarão ser retirados da guia mensal a ser recolhida, sob risco de duplicidade.

Uma novidade trazida por essa ferramenta é que o pagamento das guias será realizado via código PIX, garantindo assim, maior agilidade nos serviços prestados pelo governo ao trabalhador, tais como o saque do FGTS Digital.

Vale lembrar que nessa transição, os departamentos de RH poderão ter mais trabalho neste primeiro momento, pois o processo atual (GFIP/GRRF) é controlado e gerado pelo sistema de folha de pagamentos, enquanto a emissão da guia no portal do FGTS Digital será um processo completamente manual. É necessário que uma pessoa acesse o site, componha e extraia a guia manualmente. As empresas encontrarão dificuldades, especialmente aquelas que têm um alto volume de desligamentos, já que terão um tempo curto para se adaptarem à mudança dos processos.

Um lado positivo dessa mudança é que o processo de gestão de pagamento de encargos e cumprimento das obrigações das empresas será mais padronizado e previsível. Assim, a companhia submete os dados apenas uma vez e segue um padrão único, enquanto os diversos órgãos acessam o eSocial para obter as informações.

É necessário que as empresas tenham pessoas especializadas que realmente entendam como esse novo mecanismo funciona, pois terão que garantir a continuidade da conformidade legal, adequar a empresa aos novos requisitos que afetam tecnologia e ter pessoas na operação de recursos humanos que garantam o cumprimento de todos os prazos.

Com essa modernização, o país terá um ganho de escala e poderá arrecadar mais impostos. Assim, a fiscalização e o cumprimento da legislação serão facilitados, enquanto as empresas contarão com agilidade na emissão das guias e mais previsibilidade para seus tributos e os trabalhadores passam a ter de forma mais rápida acesso aos comprovantes de depósito do FGTS, além de acesso facilitado a seus direitos.

Por fim, as empresas mais organizadas e que tiverem as melhores ferramentas para lidar com a novidade serão contempladas com a facilidade dessa digitalização e fugirão de eventuais 'pedras' no meio do caminho.

*Beatriz Neves é gerente de Conformidade Legal de Produtos para a América Latina da ADP

Foto: Divulgação/ADP