Por Luciano Sandoval*

Ser responsável pela gestão de equipes que trabalham diariamente sob o seu comando, no mesmo espaço físico, com contato direto e pessoal é um grande desafio. Ainda que todas as etapas sejam acompanhadas de perto, situações sairão do controle e imprevistos, sem dúvida, surgirão.

Quem precisa coordenar uma equipe de campo, então, enfrenta problemas ainda maiores: os funcionários não estão sempre ao seu alcance, muito pelo contrário, o ideal é que eles estejam justamente em campo a maior parte do tempo. Além disso, a comunicação nem sempre é feita de maneira direta, dando margem para desentendimentos e possíveis erros.

A tecnologia avançou bastante e se tornou uma aliada indispensável, mas ainda não é possível estar em dois lugares ao mesmo tempo. Por mais que você queira, não tem como acompanhar todas as etapas de uma venda e saber, de forma precisa, se o seu time está oferecendo os melhores produtos e proporcionando uma boa experiência para o cliente.

Algumas práticas podem ajudar a tornar a gestão de equipes uma tarefa mais fácil, eliminar parte dessas dúvidas e, consequentemente, atingir resultados melhores. No post de hoje separamos 7 dicas que vão aprimorar o jeito como você gerencia seu time. Acompanhe!

1. Investir no planejamento

Tudo começa com um bom planejamento. Antes de cobrar resultados é preciso determinar e estabelecer metas. Invista nessa etapa e defina os objetivos da sua equipe, tanto a curto quanto a longo prazo.

Conheça sua demanda e elabore as tarefas que vão ser executadas diariamente, evitando sobrecarga ou períodos ociosos. Hoje é possível contar com aplicativos e ferramentas que te ajudam a fazer quase tudo — de organizar as atividades do dia a lembrar de beber água em um determinado intervalo de tempo. Não tenha medo de recorrer a eles.

2. Fazer reuniões frequentes

As reuniões são temidas e encaradas como pouco produtivas por muitos, mas é importante manter a proximidade com seus funcionários. Os encontros para orientar e alinhar o que deve ser feito e o que é prioridade contribuem para um rendimento melhor.

O contato pessoal com sua equipe também é significativo: ela precisa saber que não é gerida apenas por metas — KPI (Key Performance Indicator, ou Indicadores-Chave de Desempenho) e tempo médio de entrega. A periodicidade vai depender da disponibilidade de todos. Encontros diários são inviáveis por causa da rotina pesada? Tente reuniões semanais, ou até mesmo quinzenais.

3. Praticar a gestão por exceção

Como falamos anteriormente, é impossível saber o que cada um dos seus funcionários está fazendo o tempo todo. Em vez de se preocupar com todos eles, foque nos que são exceções, tanto para o bem quanto para o mal.

Se um vendedor tem dificuldade em atingir as metas, procure saber o que está acontecendo especificamente com ele e o que deve ser feito para melhorar o desempenho. Ao mesmo tempo, procure saber o que aquele funcionário ideal, que sempre consegue alcançar os objetivos primeiro, faz de diferente. O que está dando errado deve ser corrigido e o que está dando certo pode ser repassado como conhecimento para a equipe.

4. Aplicar a melhoria contínua

Não adianta corrigir um erro para cometê-lo novamente pouco tempo depois. Resolver um problema é importante, mas garantir que ele não vai voltar a acontecer é fundamental. Por isso, estude o que deu errado e aprenda com o que melhorou.

A melhoria na gestão de equipes deve ser contínua e gerar benefícios para todos, evitando perda de tempo e recursos com a correção do mesmo problema por diversas vezes.

5. Analisar o desempenho

Os indicadores de desempenho estão disponíveis e devem ser usados. Mas é importante prestar atenção na forma como isso é feito e aplicado para melhorar o trabalho do funcionário, evitando uma poluição de indicadores.

Na prática, priorize os procedimentos mais importantes e selecione quais são dignos de alerta. Se o objetivo é aumentar o número de visitas de um técnico de manutenção naquele dia, avise-o apenas caso esse número esteja abaixo do que foi estabelecido como meta. Quando mais de um indicador está abaixo do ideal, é função da empresa e do gestor apontar no que é importante focar.

6. Mostrar como otimizar

Para o gestor, as ferramentas de otimização são fundamentais: pense nelas como um “caminho das pedras”. Elas vão te dar todos os dados necessários para trabalhar o que precisa ser melhorado.

A análise dos número, porém, pode ser feita por praticamente qualquer pessoa. Aqui, o toque pessoal é o que vai falar mais alto. Cada vendedor, promotor ou técnico tem sua particularidade, por isso é importante que cada um seja tratado de forma específica.

Ajude seu funcionário a enxergar, de maneira clara, como os objetivos podem ser atingidos com dicas e exemplos práticos.

7. Contar com a tecnologia

Bots que enviam mensagens automáticas; algoritmos que ajudam a calcular o potencial de consumo de uma região específica; consulta a comentários e reclamações publicadas em redes sociais; gamification — não tenha medo de usar a tecnologia a seu favor. Ela nos ajudou a chegar ao ponto em que estamos e deve ser vista como aliada na gestão de equipes.

Se um software é capaz de indicar o quanto uma loja vai crescer, e isso, consequentemente, pode indicar o tanto que a sua venda pode aumentar, aproveite. Foque nos dados do futuro para conseguir avançar, não nos do passado. Se um jogo pode tornar a busca por resultados uma atividade mais agradável e servir de incentivo para o funcionário, invista nesse formato.

O importante é lembrar que essas tecnologias funcionam como uma forma de facilitar o seu trabalho e não de substituí-lo. Referências, conhecimento pessoal e relacionamento com a equipe são únicos e não vão deixar de ser reconhecidos.

Uma gestão de equipes de campo ideal é o resultado da soma do avanço tecnológico e do toque individual do gestor. Para alcançar esse nível, é fundamental saber onde termina o limite da tecnologia e onde começa o trabalho do profissional.

*Luciano Sandoval é diretor de Marketing da MC1 - multinacional brasileira com foco em processos e inteligência de negócios utilizando a mobilidade como plataforma tecnológica. Presente em mais de 20 países com soluções de gestão de equipes de campo para vendas, trade marketing e serviços. Mais informações no site: http://www.mc1.com.br/