Por Inon Neves*

Mesmo que não estejam evidentes, em algum canto nas empresas é possível encontrar pilhas de papéis e documentos se acumulando. Essa situação evidencia a necessidade de tomar providências para que os arquivos não se percam ou estraguem pelo manuseio e acomodação inadequados. Mas, na hora de “dar um jeito”, algumas soluções não são eficientes e trazem armazenamento em salas inadequadas, desorganização documental, alto risco de perda, exposição das informações, dificuldade e perda de tempo com a localização de documentos.

Uma pesquisa do FipeZap divulgada em 2016, mostra que a média de preço do metro quadrado  de imóveis comerciais entre Rio de Janeiro, São Paulo, Porto Alegre e Belo Horizonte é de $ 10.468 para venda e R$ 45 para locação. Ou seja, com os espaços comerciais cada vez mais caros, os serviços terceirizados de gestão documental representam uma solução para a falta de espaço físico, uma vez que esses arquivos podem ocupar boa parte de um escritório.

Terceirizar ou continuar acumulando papéis? Eis a questão.

Para transformar uma sala cheia de documentos em um setor produtivo, ou diminuir o tempo perdido para localizar um dado no arquivo morto uma boa saída chama-se BPO (business process outsourcing) para gestão documental.

Empresas especializadas que cuidam não apenas do armazenamento, mas também do gerenciamento de documentos, apresentam um grande custo benefício Os serviços de armazenamento e gestão de documentos são uma solução interessante mesmo para pequenos negócios. Porém, antes de investir nesse tipo serviço, é preciso separar os documentos que devem ficar na empresa e os que podem fazer parte do arquivo morto.

O acesso a documentos antigos possibilita rápida tomada de decisão para análise, prestação de contas fiscais, e evita até mesmo processos trabalhistas.

Ganhos de produtividade e liberação de espaço físico

Maior segurança da informação, economia de espaço, ganhos de produtividade e eficiência administrativa são algumas das vantagens oferecidas na implementação da gestão de documentos. Assim, ela se torna cada vez mais necessária nas organizações, cuidando da informação, o maior tesouro da empresa.

Já existem sistemas de gestão e armazenamento de arquivos tão eficientes quanto os mais famosos buscadores da internet, com todas as informações documentadas da sua empresa, e que possibilitam buscar documentos antigos em questão de segundos. Serviços capazes de gerar economia são essenciais para auxiliar as empresas a driblar este momento de crise e a explorar a gestão documental para implantar uma significativa melhora no manuseio da informação/documentos.

*Inon Neves é vice-presidente da Access, segunda maior empresa do mundo no segmento de gestão de documentos e informações, presente nos Estados Unidos, Brasil, Costa Rica, Panamá e Trinidade e Tobago.